Vermijd de vergadervalkuil

Soms duren discussies in een training eindeloos. Telkens wanneer je denkt dat alles wel gezegd is, duikt er weer een nieuwe vraag op en begint het van voren af aan. Als trainer denk je weleens dat het aan de groep ligt, maar het kan ook door jezelf komen. Dan trap je in de vergadervalkuil. Hoe rond je de discussie zó af dat de groep vanzelfsprekend met je meegaat?

‘Maar wat als …?’

Ik zit bij een trainer die verkopers leert hoe ze een ontsmettingsmiddel kunnen verkopen. Hij laat de verkopers allerlei testresultaten zien waaruit blijkt hoe goed het middel verschillende soorten bacteriën doodt. Dan stelt er iemand een vraag.

‘Wat nu als een klant wil weten of het middel ook bacterie X doodt, maar dat is niet onderzocht?’ De trainer vraagt de anderen hoe ze dat zouden aanpakken en er komt meteen een oplossing. ‘Ik zou zeggen dat het middel met succes getest is op een bacterie die sterk lijkt op bacterie X. Het is dus waarschijnlijk dat het middel ook bacterie X doodt’. Een andere verkoper is het daar niet mee eens. ‘Ik zou dat nooit doen! Ik zou zeggen dat er zoveel bacteriën bestaan dat je ze niet allemaal kunt testen. Dat snapt de klant heus wel.’

So far so good. De trainer heeft de groep aan het denken gezet en is niet in de valkuil gestapt om zelf meteen antwoord te geven. Maar hoe gaat hij nu verder?

De vergadervalkuil: ‘Zijn we het eens dat…?’

De trainer merkt dat de verkopers het onderling niet eens zijn en wil voorkomen dat ze te lang blijven hangen bij dit punt. Daarom probeert hij de discussie af te ronden. Dat doet hij als volgt.

‘Je kunt inderdaad een bacterie pakken die sterk lijkt op bacterie X en die testresultaten bespreken. Zullen we afspreken dat we het op die manier gaan doen. Kunnen jullie je daarin vinden?’

Wat gebeurt er dan? Sommige verkopers gaan met de trainer mee, want zij vinden dit een goede aanpak. Maar andere verkopers beginnen te sputteren, want zij vinden de andere aanpak – zeggen dat je nooit alle bacteriën kunt testen – beter.

Gevolg: het lukt de trainer niet om de discussie te stoppen. Elke keer als hij een voorstel doet, komt er wel iemand met een tegenwerping. Daardoor blijft de discussie maar duren, sijpelt de energie weg en de verliest trainer zijn autoriteit.

Een training is geen vergadering

Dat de discussie niet wil stoppen, lijkt aan de groep te liggen. Er is immers elke keer wel iemand die het niet eens is met de trainer en dan is er weer een ander die daarop inhaakt. Maar het startpunt van de voortdurende discussie ligt eigenlijk bij de trainer zelf. Die zegt namelijk dingen als ‘zijn we het eens dat’ en ‘kunnen we afspreken dat’. Daarmee stapt hij in de vergadervalkuil en maakt hij van de leerzame discussie een vergadering: ‘We moeten het eens worden over de te volgen lijn.’ Dat leidt vanzelf tot tegenwerpingen als deelnemers het niet met hem eens zijn.

Van we, via ik, naar brug

Hoe kom je nu van de discussie naar jouw uitleg? En hoe doe je dat op zo’n manier dat de groep met je meegaat? Dat doe je het handigst in drie stappen: van ‘we’, via ‘ik’ naar ‘brug’.

Stap 1: we

Je start met een samenvatting van alle perspectieven. Daardoor voelen alle deelnemers zich gehoord.

‘Dus we zien dat je verschillende tactieken kunt volgen. Je kunt de klant vertellen dat er een bacterie is getest die erg op lijkt op bacterie X. Je kunt ook aangeven dat er te veel bacteriën zijn om allemaal te testen en dat deze resultaten behoorlijk indrukwekkend zijn.’

Vat samen zonder namen te noemen, want anders wordt het een wedstrijd. Bovendien is het niet relevant wie wat gezegd heeft. In een vergadering wil je dat wel weten (daarom zijn er notulen). Maar in een training willen deelnemers leren en dan is vooral belangrijk wát er gezegd wordt.

Stap 2: ik

Je gaat door met je eigen mening. Die kan hetzelfde zijn als een van beide meningen in de groep, maar het kan ook een andere mening zijn.

‘Het belangrijkst is dat we de klant meekrijgen. Ik denk zelf dat je dat het best bereikt door naar de klant te kijken. Als hij eigenwijs is, zou ik open kaart spelen: “Helaas, die hebben we niet getest.” Laat hij zich gemakkelijker overtuigen? Dan zou ik optie 1 kiezen wanneer het middel inderdaad getest is op een vergelijkbare bacterie. Ontbreekt zo’n test, dan zou ik optie 2 kiezen.’

Stap 3: brug

Maak een bruggetje naar je uitleg. In dit geval zou ik de strategieën nog eens helder op de flap zetten en uitleggen. Hiermee zorg je voor een hoog leerrendement van de discussie en trek je de aandacht weer naar je toe.

‘Ik zal het even uittekenen op de flap. De start is een klant die vraagt: ‘Doodt het middel ook bacterie X?’ Wat doe je dan? Je maakt als eerste een inschatting van je klant… (etc.)’

Soms is het niet nodig om de conclusie nog eens extra uit te leggen en kan je door met de rest van je uitleg.

Zo vermijd je de vergadervalkuil

Is er een discussie in de groep? Trap dan niet in de vergadervalkuil. Je hoeft het niet met elkaar eens te worden. Je wilt dat de deelnemers zelf nadenken en vervolgens open staan om van jou te leren. Voel je dat alles is gezegd, rond de discussie dan in drie stappen af.

  1. We: vat de verschillende perspectieven samen.
  2. Ik: geef je eigen mening.
  3. De brug: maak de brug naar je uitleg.

Ook zo leren trainen?

Discussies leiden is een cruciale trainersvaardigheid. Je leest er meer over in Trainen, een praktijkgids.

2 gedachten over “Vermijd de vergadervalkuil”

  1. Heel fijn om het even zo onder elkaar te zien staan.

    Ik betrap me er nu op dat ik [te] vaak vragen stel, zoals in het voorbeeld hierboven, waardoor je mensen de gelegenheid geeft tegenwerpingen te doen [inderdaad: “Zijn we het er mee eens dat…”].
    Als oud-hulpverlener wil ik het iedereen graag naar de zin maken. Dat doe ik – merk ik – door iedereen de kans te geven zijn zegje te doen. Iedereen tevreden te stellen. De focus ligt bij mij in zo’n situatie vooral op de gemeenschappelijkheid en het samen komen tot een oplossing of consensus. Er op die manier voor te zorgen dat iedereen tevreden en met een grote glimlach naar huis gaat.

    Het stappenplan ‘we – ik – brug’ lijkt me een prima manier om zelf meer de regie te houden, waardoor je een – soms oeverloze – discussie eenvoudig voorkomt.

    Een prima tip die ik graag ter harte neem.
    Ga er morgen direct mee aan de slag…

    Fijne dag!
    Harold,

    • Beste Harold,
      wat fijn dat je het herkent. Mooi dat je nog een verdieping aanbrengt door te delen welke drijfveer eronder ligt (het iedereen naar de zin maken). Ik denk dat die erg herkenbaar is voor veel trainers, voor mij in ieder geval wel!

      Dank voor het delen. Het is altijd spannend of een voorbeeld herkenbaar is voor andere trainers, dus dat je dit laat weten stimuleert me om door te schrijven.

      Hartelijke groet,
      Karin

Een reactie plaatsen