Shit, mijn training loopt weer uit

Heb je weleens dat je tegen het eind van een training moet jagen om aan alles toe te komen? Dat je steeds te weinig tijd hebt voor oefeningen of dat je het laatste onderdeel moet overslaan, omdat het al tijd is? Als dat zo is, heb je waarschijnlijk moeite met je tijdmanagement. In dit blog lees je wat je daaraan doet, zodat je relaxed kunt trainen.

1. Maak een planning

Goed tijdmanagement begint met een planning, want die geeft houvast. Bepaal daarom van tevoren welke onderdelen je gaat doen en welke oefeningen je gaat gebruiken. Wil je op het moment zelf nog kunnen kiezen welke oefening het best past? Schrijf dan van tevoren op welke opties je hebt en neem die mee in je planning.

Bekijk vervolgens per onderdeel hoeveel tijd je nodig hebt voor elke stap. Houdt daarbij rekening met discussie en vragen. Een uitleg van 10 minuten kost al snel 20 minuten, omdat de deelnemers vrijwel altijd vragen stellen. De instructie van een oefening kost 5 minuten, de oefening zelf misschien 20 minuten en de nabespreking 10 minuten.

Tijdens het plannen van de onderdelen, merk je vaak dat je meer wilt doen dan kan in de tijd die je hebt. Neem dit serieus en wees niet bang om een onderdeel te schrappen. Heb je dat onderdeel al aangekondigd in het programma? Vertel dan bij de start van de training hoe je gaat proberen om dat goed te maken, bijvoorbeeld met een uitdeler. Veel deelnemers zullen dat snappen en waarderen: zij doen liever 3 dingen goed dan 6 dingen half.

2. Monitor jezelf

Je hebt pas wat aan een planning wanneer je tijdens de training kunt bijhouden of je nog binnen de tijd blijft. Een overzichtelijk draaiboek helpt daarbij. Ik maak altijd draaiboeken waarin ik de tijd in een aparte kolom zet. Per stap weet ik dan precies wanneer ik moet starten en ophouden. Hieronder zie je een voorbeeld (natuurlijk staat in de middelste kolom normaal meer tekst, maar dat is nu niet relevant).

Vanzelfsprekend moet je ook kunnen zien hoe laat het is. Zelf train ik het liefst in zalen waar achterin de ruimte een grote klok hangt. Dan kan ik de tijd bijhouden, zonder dat ik steeds op m’n horloge of telefoon hoef te kijken (tijdens een discussie of rollenspel kan dat de deelnemers enorm afleiden). Wanneer ik vooraf niet weet of er een klok is, neem ik er zelf een mee om achterin neer te zetten.

3. Grijp tijdig in

Met een draaiboek en een klok houd je bij of je op tijd loopt. Vaak zal dat goed gaan, maar soms zal je merken dat je uitloopt. Hoe stuur je dan bij?

Kap vragen en discussies af

Sommige deelnemers willen precies weten hoe iets zit voor ze gaan oefenen. Dat kost veel tijd en gaat ten koste van de oefentijd. Je kunt dan voorstellen om eerst maar eens aan de slag te gaan. Vaak worden de vragen van de deelnemers dan al beantwoord.

Waarschijnlijk wil de vragensteller liever meteen een antwoord op zijn vraag. Maar realiseer je: nu in discussie gaan, kost tijd en gaat ten koste van het programma en de rest van de groep. Durf dus af te kappen. In dit blog lees je hoe je dat vriendelijk doet.

Versnel de nabespreking

Ook de nabespreking van een oefening kan uitdijen. Je houdt focus doordat je de startvraag van de nabespreking formuleert vanuit het doel van de oefening. ‘Is het gelukt om … toe te passen?’ Zo krijg je de kern snel op tafel is en hoef je niet elk groepje langs te gaan. Dit werkt beter dan wanneer je opent met een generieke vraag als ‘Hoe ging het?’ Die nodigt uit tot ellenlange verhalen.

Soms kun je de nabespreking ook inkorten, bijvoorbeeld wanneer je ziet dat de deelnemers effectief oefenen en de stof goed toepassen. In zo’n situatie kun je een oefening op de volgende manier afronden.

• Vraag iedereen naar één eyeopener.
• Zeg alleen dat ze hard gewerkt hebben en maak de overgang naar het volgende onderdeel. ‘Hard gewerkt en veel geleerd, hartstikke goed! Maar wat doe je nu als…’)
• Haal er zelf één punt uit dat ze nog lastig vonden en zeg daar iets over.

Let wel op dat je dit niet te vaak doet. Wanneer je elke nabespreking zo inkort, verlies je het contact met de groep. Je weet dan niet meer waar ze zitten in hun leerproces.

Schrap tijdig

Laat het programma nooit zover uitlopen dat je de laatste oefening moet overslaan, want dat is vaak het belangrijkste onderdeel waarin de deelnemers alles toepassen wat ze geleerd hebben. Merk je dat je echt uit de tijd begint te loopt? Schrap dan al eerder iets. Maak je uitleg bijvoorbeeld korter, schrap een leuke, maar minder belangrijke oefening, doe een oefening in tweetallen en niet in drietallen, laat één deelnemer oefenen met zijn casus in plaats van beiden. Het kan best lastig zijn om zulke oplossingen op het moment zelf te bedenken. Bedenk daarom al tijdens de voorbereiding wat variaties zijn die tijd besparen.

 4. Blijf rustig

Wanneer je uitloopt, kan het gebeuren dat je gehaast gaat reageren op vragen van deelnemers. Vaak werkt dat averechts. Je begrijpt de vraag nog niet goed, waardoor je antwoord de plank misslaat. Of het is eigenlijk geen vraag, maar een tegenwerping, omdat de deelnemer het niet met je eens is. Wanneer je hem dan afkapt, zal hij blijven sputteren en op een ander moment terugkomen.

Bewaar dus je rust en vraag door zodat helder wordt wat iemand wil zeggen. Hierdoor kun je de vraag effectiever beantwoorden. Afkappen gaat ook gemakkelijker. Doordat de vragensteller zich gehoord voelt, zal hij eerder accepteren dat je z’n vraag even wilt parkeren.

5. Evalueer

Een goede planning geeft niet alleen houvast tijdens de training, maar levert ook aanknopingspunten op voor de evaluatie. Bekijk dus na de training waar je uitliep en vraag je af hoe dat komt. Soms zal de uitloop zinvol zijn geweest, omdat een uitleg of oefening echt meer tijd nodig had. Dan kun je de planning een volgende keer bijstellen. Soms zal de uitloop ook onnodig zijn geweest en dan kun je analyseren wat je anders kunt doen. Waar liet je discussies wat te lang lopen of was je zelf te breedsprakig? Maak daarvan een aandachtspunt voor de volgende keer.

Wanneer je op deze manier de tijd in de gaten houdt, train je vaak net wat puntiger en afwisselender. Er is genoeg tijd voor oefeningen en discussies, maar ze lopen niet enorm uit. Daardoor blijf je zelf relaxed en de energie bij de groep blijft hoog.

Ook zo leren trainen?

Je vindt veel meer tips voor trainers in het boek Trainen, een praktijkgids.