Transfer van je training: 10 tips

Hoe zorg je ervoor dat deelnemers de stof van je training echt gaan toepassen in de praktijk? In dit blog deel ik 10 tips die maken dat je gegarandeerd transfer krijgt. Heb je niet zo’n zin in lezen? Dan kun je de tips hieronder ook bekijken.

Transfer is een uitdaging

Transfer is iets anders dan leren. Het betekent dat deelnemers het geleerde na de training echt gaan gebruiken in hun praktijk. Leren betekent dat deelnemers een nieuwe vaardigheid beheersen.

Leren is een voorwaarde voor transfer, maar met alleen leren ben je er nog niet. In de praktijk zie je dat veel deelnemers na een training vol goede voornemens zijnMaar na een paar maanden blijkt vaak dat ze bedroevend weinig gebruiken van wat ze geleerd hebben. Dat komt doordat transfer afhangt van allerlei factoren. Om transfer te laten plaatsen moeten deelnemers zeker vijf dingen in huis hebben.

1. Deelnemers moeten de nieuwe vaardigheid beheersen

Als ze de vaardigheid niet goed geleerd hebben, hebben ze onvoldoende in huis om die te kunnen gebruiken. Kunnen is dus een belangrijke voorwaarde voor doen.

2. Deelnemers moet geloven dat de nieuwe vaardigheid nuttig is

Ze moeten ervan overtuigd zijn dat het gebruik van de nieuwe vaardigheid hun wat oplevert. Anders zullen ze er geen energie in steken om die te gaan gebruiken.

3. Deelnemers moet vertrouwen hebben in eigen kunnen.

Na een training denken veel deelnemers: ‘Tijdens de training lukte het me nog, maar in het echte leven is dat nog de vraag.’ Die twijfel is een grote drempel om de nieuwe vaardigheid te gaan gebruiken.

4. Deelnemers moet steun ervaren van hun omgeving

Het helpt als collega’s en collega’s deelnemers toejuichen wanneer die een nieuwe vaardigheid gebruiken. Want de eerste keer is het eng en gaat het waarschijnlijk niet helemaal goed. Dan is steun van de omgeving onmisbaar om toch door te zetten.

5. Deelnemers moeten transfer actief inplannen

Een nieuwe vaardigheid gebruiken kost tijd en energie. Als deelnemers de transfer niet bewust inplannen en voorbereiden neemt de waan van de dag het dus gauw weer over.

Alles bij elkaar is transfer dus een flinke uitdaging – niet alleen voor deelnemers, maar ook voor trainers. De volgende 10 tips helpen om die uitdaging aan te gaan.

1. Maak de training van meet af aan praktijkgericht

Stel, je wilt politieagenten leren hoe ze verdachten moeten verhoren. Dan ligt het voor de hand dat je eerst op een rijtje zet welke verhoortechnieken er allemaal zijn. Die presenteer je en daarna zet je de deelnemers aan het werk. Je geeft ze bijvoorbeeld een case en laat ze bespreken welke techniek ze kunnen gebruiken. Of misschien laat je ze ‘s middags oefenen met een acteur.

Dit lijkt misschien een aardige opzet, maar hij is te breed. De theorie van die ochtend heeft weinig focus. En ‘s middags brengen deelnemers en/of de trainer allerlei verschillende cases in waarop je delen van uit de theorie kunt toepassen. Maar niet alles wordt gedekt en soms zal er ook iets nodig zijn dat ’s ochtends niet behandeld is. Daardoor zal de leeropbrengst klein zijn en de transfer minimaal.

Begin de training daarom bij de praktijk. Je eerste vraag is dus niet ‘wat weet ik allemaal van verhoortechnieken’, maar ‘wat zijn situaties waar mijn deelnemers vaak tegenaan lopen.’ Start met zo’n situatie, bijvoorbeeld een verdachte die ontkent of zwijgt. Voeg vervolgens de theorie toe die daarover gaat en laat de deelnemers oefenen met vergelijkbare situaties. Zo maak je de training praktijkgericht en zorg je ervoor dat deelnemers de training echt nodig hebben.

2. In de beperking toont zich de meester

De meeste trainingen zitten veel te vol. Voor de eerste lunchpauze zijn al drie onderwerpen de revue gepasseerd. Daarmee geef je deelnemers weliswaar veel kennis en inzichten, maar ze kunnen er nog niks mee.

Beperk de inhoud van de training daarom tot die onderwerpen die relevant zijn voor de lastige situaties waar deelnemers tegenaan lopen in hun praktijk. Richt je daarbij op de lastige situaties die ze het vaakst tegenkomen of op de situaties waarvan ze de meeste last hebben.

De vuistregel is dat je zeker één dagdeel nodig hebt per lastige situatie plus vaardigheid. In een training van twee dagen kun je dus nooit meer dan vier onderwerpen behandelen. Als je in die tijd meer onderwerpen wilt behandelen doe je je deelnemers tekort. Ze krijgen de benodigde vaardigheden niet goed onder de knie en de transfer zal minimaal zijn.

Willen jij of je opdrachtgever er toch meer in kwijt in de training? Dat kan, maar dan moet je meer tijd inruimen. Als die er niet is, is het effectiever om te kiezen. En laten we wel wezen, je hoeft niet alles in een training te leren. Deelnemers leren ook door mee te lopen met collega’s, door te sparren en om advies te vragen. Behandel daarom alleen de belangrijkste vaardigheden, zodat de deelnemers die ook echt gaan toepassen in de praktijk.

3. Gebruik de kracht van voorbeelden

Leren is een voorwaarde voor transfer. Uit onderzoek blijkt dat deelnemers een nieuwe vaardigheid het best leren als ze daar goede voorbeelden en valkuilen van zien. Op die manier bouwen ze een sterk mentaal plaatje op van de vaardigheid. Dat plaatje hebben deelnemers nodig om met vertrouwen zelf aan de slag te gaan. En tijdens de uitvoering kunnen ze hun handelen toetsen aan dat mentale plaatje en zichzelf bijsturen. Dat maakt het veilig om de nieuwe vaardigheid te oefenen.

Om een sterk mentaal plaatje te bevorderen heb je in elk trainingsonderdeel zeker twee plenaire voorbeelden nodig. Laat daarom een voorbeeld zien, geef uitleg, laat nog een voorbeeld zien, laat oefenen, pak een voorbeeld op wat nog lastig was, laat weer oefenen, stuur deelnemers de praktijk in en geef ze de mogelijkheid om nog extra voorbeelden te bekijken op een leeromgeving. Zo bouw je aan een goed begrip van de vaardigheid.

4. Schrap lange uitleg en zelf-ontdekkend leren

Voorbeelden zijn dus een krachtig leermiddel. Toch worden in de praktijk vaak minder effectieve leermiddelen gebruikt: veel uitleg geven en deelnemers alles zelf laten ontdekken.

Als eerste: te veel uitleg. Te veel theorie geven heeft weinig zin, want daarvan leren deelnemers weinig. Beperk de uitleg daarom tot 10 á 20 minuten per dagdeel. Besteed de rest van de tijd aan het observeren en analyseren van voorbeelden en aan het oefenen van de vaardigheid.

Als tweede: oefeningen waarin deelnemers veel zelf moeten ontdekken, opzoeken of uitwisselen. Dat zijn allemaal handelingen waarbij deelnemers wel actief lijken, maar waarvan ze feitelijk weinig leren. Laat deelnemers daarom niet zelf bedenken wat de beste tips voor verhoortechnieken zijn, laat ze geen ervaringen uitwisselen, niet elk een hoofdstuk lezen en dat aan elkaar uitleggen, geen associaties op de flap zetten. Met een goed gekozen voorbeelden zijn ze zeker zo blij en zijn hun hersens zijn veel actiever!

5. Zorg dat iedereen oefent met eigen cases

Transfer betekent dat deelnemers het geleerde na de training gaan gebruiken. Om die stap te zetten, is het belangrijk dat alle deelnemers elke vaardigheid zeker één keer geoefend hebben in de training. En dan het liefst met een eigen situatie en niet een situatie van de trainer. Dan lijkt het oefenen het meest op de hun praktijk en dat maakt de toepassing na de training makkelijker.

Het is bovendien belangrijk dat deelnemers zo’n oefening eindigen met zoveel mogelijk vertrouwen in eigen kunnen. Om dat te bereiken hebben ze succeservaringen nodig. Maar als ze oefenen met een eigen casus gaat het in eerste instantie vaak niet goed. Zorg daarom voor gerichte positieve feedback, verbeterfeedback en herkansingen. Zorg dat een oefening begint met een uitdaging en eindigt met succes, dan leren deelnemers het meest en hebben ze het meeste vertrouwen.

Wanneer je gespreksvaardigheden intraint met een acteur, is het lastig om iedereen de vaardigheid zelf te laten oefenen. Al snel werk je vooral plenair en komen er maar een paar mensen aan bod. Dat kan anders: zie dit filmpje.

6. Gebruik geen eigen leerdoelen

Het lijkt zo logisch, bij de start vraag je naar eigen leerdoelen en beloof je daarop terug te komen. Want deelnemers willen invloed en als ze die ervaren raken ze gemotiveerd om te leren. Toch?

Maar in deze fase van het leren werken eigen leerdoelen vaak averechts. Want hoe gaat het in de praktijk? Een eigen leerdoel dat veel deelnemers noemen is: ‘Ik wil leren om rustig te blijven als ik x doe.’ Vervolgens oefenen ze met x en blijven ze zowaar rustig. Positieve feedback dus – hoera! Maar als je kijkt naar de vaardigheid die ze moeten leren, zie je dat ze er maar weinig van bakken. Zo blijven wel rustig tijdens een verhoor, maar weten de verdachte geen informatie te ontlokken.

Zijn we dan blij? Nee, want we willen vooral dat de deelnemers leren om betere verhoren af te nemen. Daar hebben ze wat aan. Hun eigen leerdoel is in wezen niet belangrijk op dit moment.

De reden om naar eigen leerdoelen te vragen is dat je deelnemers wilt motiveren. Leerdoelen helpen daarbij, maar deelnemers hoeven die niet zelf te formuleren. Edwin Locke en Gary Latham hebben aangetoond dat extern gegeven doelen net zo goed kunnen motiveren zolang deelnemers maar inzien dat ze er wat aan hebben. In een training krijg je dat voor elkaar doordat je deelnemers laat zien hoe de vaardigheid helpt bij lastige situaties uit hun eigen praktijk (zie tip 1 en 3). Eigen leerdoelen zijn dan niet meer nodig om deelnemers te motiveren.

7. Garandeer oefenen na de training

Na de training is het belangrijk dat deelnemers verder oefenen. Als ze de stof niet meteen gebruiken, kun je de transfer verder vergeten Bovendien moeten ze de vaardigheid meestal nog automatiseren. Zorg er daarom voor dat deelnemers verder leren na de training. Dat kan op veel manieren: voorbeelden bekijken op een leeromgeving, toepassingsvragen maken, mentaal oefenen, oefenen in oefengroepen, individueel voorbereiden.

Gerichte praktijkopdrachten geven is een effectieve manier om deelnemers te stimuleren verder te leren na de training. Deelnemers oefenen het geleerde dan in hun praktijk en jij geeft feedback. Oefenopdrachten zijn daarmee een vorm van actieplanning, maar dan eentje waarbij jij als trainer een groot deel van het plan overneemt. Je bedenkt de opdracht, geeft een deadline, geef feedback en zit deelnemers achter de broek als ze het niet doen. Dat doe je omdat het vertrouwen in eigen kunnen is bij de meesten nog te laag om de stof uit zichzelf toe te durven passen. Ze hebben dus een liefdevol zetje nodig.

8. Zorg voor feedback op praktijkopdrachten

Na de training beheersen veel deelnemers de nieuwe vaardigheid nog maar half. Ze hebben hooguit één keer geoefend en daarom hebben ze nog feedback nodig als ze de vaardigheid gaan oefenen. Waar mogelijk geef je als trainer zelf feedback, maar in organisaties kun je daarvoor ook de leidinggevenden inzetten.

Om ervoor te zorgen dat leidinggevenden de goede feedback geven, moet je ze wel trainen. Je traint ze dan in dezelfde vaardigheden als de deelnemers hebben geleerd en je leert de leidinggevende hoe ze hun medewerkers daarbij kunnen ondersteunen. Leidinggevenden zullen hun nieuwe feedbackvaardigheden alleen gebruiken als je hun trainingstraject nauwgezet opzet. Daarom is het belangrijk om ook de leidinggevenden oefenopdrachten met feedback te geven: ‘Voer een feedback gesprek met je medewerker, neem het op en bespreek het met de trainer.’

9. Zorg voor steun van het team en leidinggevenden

Als medewerkers in hun eentje een vaardigheid moeten gebruiken, verwatert die snel. Maar de transfer wordt groter als je niet één of twee medewerkers traint, maar de helft van het team of meer. In dat geval zullen de meeste collega’s de nieuwe vaardigheid onder de knie hebben en ook snappen waarom die belangrijk is. Daarmee zullen ze vanzelf een nieuwe norm zetten: ‘Dit gedrag is belangrijk omdat het ons als organisatie verder helpt.’ Die nieuwe norm werkt door in de rest van de organisatie, doordat collega’s elkaar zullen aanmoedigen en elkaar zullen helpen bij problemen.

Voor managers geldt ongeveer hetzelfde. Als die het hoe en waarom van het nieuwe gedrag begrijpen, zullen ze dat toejuichen. Voorwaarde is wel dat de doelen van de training aansluiten bij de strategische prioriteiten van de organisatie en het management. Als dat niet zo is, kun je transfer wel vergeten. Maar als het goed is heb je dat gecheckt bij punt 1: wat moet er geleerd worden?

10. Train met je hart bij de deelnemers

Tot slot helpt het als de trainer aardig is. Uit onderzoek blijkt dat deelnemers gemotiveerder zijn om te leren en het nieuwe gedrag te gebruiken als ze zich gezien en gewaardeerd voelen door de trainer. Dat is niet zo gek. Op school deed je meestal ook beter je best voor een leraar die jou graag mocht en met wie je een klik had dan voor een leraar die een hekel aan je leek te hebben. In een training is dat niet veel anders.

Train daarom met je hart bij de deelnemer. Geloof in ze, wees aardig en belangstellend, help ze verder en zorg dat je goed kunt reageren in spannende situaties en bij weerstand. Dat valt niet altijd mee, maar het loont wel. Je krijgt er gemotiveerde deelnemers van en uiteindelijk werkt het voor jezelf ook prettiger als je een beetje houdt van je groep.

Leren hoe je deze tips precies toepast?

In dit blog heb je 10 tips gekregen om de transfer van je training te verbeteren. Maar hoe pas je al die tips precies toe en hoe stem je ze goed op elkaar af? Als je daar meer over wil weten ben je van harte welkom in onze opleidingen. De opleiding Train de trainer is bedoeld voor communicatietrainers, de opleiding Trainersvaardigheden voor Experts is toegespitst op trainers van doe- en denkvaardigheden.