Als trainer kun je meerdere dingen doen om een goede band te krijgen met de groep. Het verbindende element van al die dingen is dat je jezelf ziet als de gastvrouw of -heer van de groep. Net als bij een feestje vind je het jouw taak dat alle deelnemers zich welkom voelen en dat je ze een beetje in het oog houdt. Als jij zorgt voor een fijne sfeer met aandacht voor iedereen leg je een goede basis voor een fijne groep. In dit blog vind je 10 tips hoe je dat doet.
1. Wees klaar als de eerste deelnemer binnen komt
Zorg ervoor dat je klaar bent met je voorbereidingen als de eerste deelnemer binnenkomt, zodat je met hem of haar kunt kletsen. Daarom wil je een tot anderhalf uur voor de start op locatie zijn, zeker als je ter plekke nog veel moet klaarzetten of flappen moet schrijven. Natuurlijk zit er een grens aan. Als een deelnemer een uur van tevoren binnenkomt, kun je die best verwijzen naar de koffie en zeggen dat je nog wat moet voorbereiden. Maar vanaf een half uur voor de start ben je er voor je deelnemers.
Zorg ervoor dat je met iedereen al even contact hebt gehad voor de start. Begin bij de hartelijke standaardvragen. Kon je het vinden? Waar kom je vandaan? Vind aanknopingspunten, vertel wat over jezelf, maar zorg ervoor dat de deelnemers meer aan het woord zijn dan jij. Als het lukt is het ook fijn om al even te vragen naar hun verwachtingen van de training. Als je dat van een paar mensen hebt gehoord, kun je daarop aanhaken bij je opening.
2. Heet hartelijk welkom
Bij de echte start van de training heet je de deelnemers hartelijk welkom. Zeg iets aardigs over de groep. Laat merken dat je blij bent om met ze te gaan werken, dat je er zin in hebt. Dit doe je ook als je eigenlijk moe of bloednerveus bent of wel kunt huilen van liefdesverdriet. Waarschijnlijk voel je dit trouwens niet meer zodra je voor de groep zit. De adrenaline neemt het dan over.
Het is niet slim om negatieve gevoelens te delen met de groep. In sommige kringen is het normaal geworden om dat wel te doen tijdens de ‘check in’. Als trainer deel je dan bijvoorbeeld dat je stress had voorafgaand aan de training, omdat je laptop het niet deed. Op die manier doe je voor wat de deelnemers kunnen nadoen: hun negatieve gevoelens delen. Maar als trainer van vaardigheden is dat niet functioneel, want het leidt de deelnemers af. Die gaan zich dan zorgen maken om jou of ze gaan zich ergeren aan jou. Wees daarom zelf positief. Je kunt dan nog steeds ruimte geven aan negatieve gevoelens van deelnemers als die ervoor kiezen om die te delen.
3. Leer de namen
Het is belangrijk om deelnemers bij hun naam te kunnen noemen, want dan voelen ze zich gezien. Hieronder vind je een manier om zelf de namen snel te leren en een manier om de deelnemers snel elkaars namen te laten leren.
Zo leer je zelf snel alle namen
1. Zorg dat je voor de training de namenlijst hebt.
2. Maak bij elke naam een associatie, bijvoorbeeld Jagende Jantien, Lenige Len. Zorg voor positieve associaties: Vervelende Victor is niet handig. Doe eerst de eerste naam (Jagende Jantien), voeg de tweede eraan toe (Lenige Len). Begin opnieuw zonder te spieken (Jagende Jantien, Lenige Len) en voeg de derde toe. Start opnieuw en voeg de vierde toe. Zo ga je door tot je ze allemaal gehad hebt.
3. Noem de namen uit je hoofd op. In vijf minuten kun je zo gemakkelijk twaalf namen leren.
4. Let op de naam als mensen binnenkomen en haal de associatie voor je geest. Dit lukt niet als de deelnemers allemaal tegelijk de zaal binnenkomen, dan gaat het te snel. Het werkt wel als je bij de koffie staat wanneer de eerste binnenkomt. Dan heb je genoeg tijd om elke naam in te prenten.
5. Herhaal de namen in je hoofd tijdens de kennismaking en de eerste oefening. Doe dit net zolang tot je ze kent. Of doe een namenspelletje met de deelnemers; daardoor leer je ze zelf ook extra goed.
Zo leren deelnemers snel alle namen
1. Kondig aan dat je het fijn vindt dat we elkaars naam kennen en dat je daaraan een paar minuten wilt besteden. Vermijd het woord ‘spelletje’, want dat kan weerstand oproepen.
2. Laat iedereen in een kring staan. Gooi een bal naar iemand en vraag diegene zijn eigen naam te noemen. Laat de bal rondgooien, totdat die bij iedereen geweest is en terug bij jou is.
3. Gooi nu de bal naar iemand en noem diens naam. Diegene doet dat ook: de gooier mag zelf kiezen. Ga een tijdje door tot iedereen zeker één keer de bal gekregen heeft en de bal weer bij jou is.
4. Nu komt het uitdagende deel. Gooi de bal naar deelnemer A en vraag die om de bal naar deelnemer B te gooien. ‘Francis, kun jij de bal naar Lucy gooien?’ Je kijkt daarbij naar Francis en niet naar Lucy. Francis gooit de bal naar Lucy en vraagt: ‘Lucy, wil jij de bal naar Toby gooien?’ Zo ga je een tijdje door tot alle namen twee keer langs zijn geweest.
5. Daarna vraag je: ‘Wie vindt het nog lastig?’ Vraag diegene om de kring langs te gaan en alle namen te noemen. ‘Niet te snel, dan kunnen we allemaal meedenken!’ Vaak weet diegene nu 80 procent van alle namen. Eventueel laat je het iemand anders nog een keer doen. Wissel van plek en laat het iemand nog een keer doen. Nu zitten de namen aardig in.
6. Eindig door de lat laag te leggen: ‘Fijn dat we elkaars namen nu kennen. En tijdens het oefenen kunnen we er ook weer een vergeten. Maar dat is niet erg, dan vragen we elkaar even.’
4. Vind iedereen even aardig
Je wilt met elke deelnemer een fijne band hebben. Een voorwaarde daarvoor is dat je iedereen even aardig vindt. In het echte leven is dat onhaalbaar, maar in je rol als trainer kan het wel. Zoek in iedereen dus iets wat je leuk vindt, maak actief contact met mensen met wie je wat minder contact hebt.
Voorkom dat deelnemers in de groep denken dat je lievelingetjes hebt of dat er mensen zijn die je niet mag. Dat is voor niemand prettig, ook niet voor het lievelingetje zelf. Geef iedereen dus op eenzelfde manier feedback: enthousiast over wat iemand al goed doet en helder over wat beter kan. Geloof bij iedereen evenveel in de mogelijkheid om de vaardigheid te leren. Natuurlijk zie je verschillen in hoe snel mensen leren en hoe goed ze het oppikken. Maar laat dat niet merken.
5. Laat subgroepjes mengen
Je krijgt geen leuk feestje als iedereen bij zijn eigen bekenden blijft hangen. Zo is het ook bij een training. Het wordt onveilig als deelnemers alleen met hun buren of bekenden oefenen. Want als je de anderen niet kent, laat je je al snel intimideren door die ene arrogante deelnemer. Of is het spannend wat de zwijgende meerderheid vindt. Door elke keer met anderen samen te werken, leren mensen elkaar kennen en waarderen.
Deelnemers zoeken vaak hun bekenden of buren op. Je zult ze dus moeten stimuleren om ook met anderen te oefenen. Hieronder vind je wat leuke en snelle manieren om groepjes in te delen.
- Aftellen: alle enen bij elkaar, alle tweeën et cetera. Laat deelnemers zelf aftellen, dan onthouden ze hun cijfer goed.
- De opdrachten uitdelen aan één kant van de groep en zeggen dat ze één of twee maatjes erbij moeten zoeken.
- Alle blauwe ogen bij elkaar, groene en bruine. Dat is leuk omdat ze elkaar dan in de ogen moeten kijken. Dit kan ook met haarkleur, kledingkenmerken of het jaargetijde waarin je jarig bent.
6. Ga de groepjes langs
Als deelnemers in groepjes oefenen, ga je die actief langs. Kijk mee en help mee. Dit heeft drie functies.
- De deelnemers voelen zich gezien. Het voelt als een cadeau wanneer de trainer er net is als ze oefenen en ze persoonlijke hulp van jou krijgen.
- Het resultaat gaat omhoog. Vaak kun je een zetje geven of een inzicht aandragen waardoor het groepje iets cruciaals leert.
- Je krijgt zelf meer feeling voor hoe het gaat in de groepjes. Daardoor kun je tijdens de nabespreking scherper sturen.
Probeer het zo uit te mikken dat je tijdens een trainingsdag bij iedereen een keer geweest bent. Dit betekent dat je voor het langs gaan signaleert bij wie je al een keer meegekeken hebt en bij wie niet.
Steeds groepjes langsgaan kost wel energie. Ik moet toegeven dat ik het wel eens een dag lang gelaten heb, omdat ik moe was. ‘Ze kunnen het toch ook wel zelf?’ Maar naderhand kreeg ik dat meteen terug op het evaluatieformulier: ‘Ik heb begeleiding van de trainers tijdens de oefeningen in groepjes gemist.’
En natuurlijk, als je even moet bijkomen, is het belangrijk om die tijd te nemen. Pak een kop thee of koffie en ga even rustig voor de groep zitten. Dat snappen deelnemers ook. Maar ga niet op je telefoon berichten beantwoorden.
7. Vang emoties op
Soms zijn er tranen. Deelnemers vertellen iets wat ze raakt of raken gefrustreerd door iets wat niet lukt. Of ze krijgen tijdens de training vervelend nieuws: een hypotheek die niet doorgaat, een zoon die voor de tweede keer gezakt is voor zijn eindexamen. Je zult zien dat de andere deelnemers afwachten hoe jij reageert. Neem er de tijd voor. Laat de deelnemer vertellen wat er aan de hand is en normaliseer de emotie. Leef mee zoals je zou doen met een goede vriend.
Voel daarna wat er nodig is en doe een voorstel: ‘Ik kan me voorstellen dat je nu het liefste naar huis wilt?’ Of: ‘Wat vind je fijn? Even een ommetje om tot jezelf te komen of proberen weer aan te haken?’ Check bij echt heftige dingen ook even hoe het is met de andere deelnemers. Soms roept het leed van de één soortgelijke ervaringen op bij een ander en zit die opeens met tranen in de ogen.
8. Wees er ook in de pauzes
Blijf ook in pauzes benaderbaar. Maak een praatje tijdens de koffiepauze, zit bij de lunch bij je deelnemers. Scan de groep en kijk met wie je nog weinig contact hebt gehad. Zoek die deelnemers op. Dit is extra belangrijk als je met zijn tweeën traint, want dan heb je toch al de neiging om naar elkaar toe te trekken.
Je hebt de pauzetijd waarschijnlijk ook nodig om even uit te rusten, om je voor te bereiden of dingen samen af te stemmen. Dat is logisch, dus neem lang genoeg pauze, zodat je daar ook de tijd voor hebt. Een uur is fijn voor alle partijen.
9. Stop niet eerder
Als je eerder klaar bent, kan dat fijn lijken voor de deelnemers. En een enkele keer kan dat ook zo zijn. Maar als je structureel stopt om 16 uur, terwijl het programma duurt tot 16.30 uur lijkt het alsof je niet voldoende interesse hebt in het programma en de groep. Werk je programma dus uit tot de geplande eindtijd. En zorg dat je iets achter te hand hebt voor wanneer je sneller door de stof heengaat dan gepland.
10. Neem hartelijk afscheid
De laatste woorden van de training zijn altijd voor de trainer. Neem dan hartelijk afscheid. Zeg iets aardigs over wat je hebt ervaren in de groep. Je hoeft niet te zeggen dat het de leukste groep is waarmee je ooit gewerkt hebt, maar als je echt lekker gewerkt hebt kun je dat op zo’n moment wel voelen. Het is fijn als die blijdschap en dankbaarheid doorklinken in wat je zegt. Maar ook als je het een verschrikkelijke groep vond zeg je iets aardigs.
Wanneer je klaar bent met praten, staan alle deelnemers op en pakken ze hun tassen in. Blijf ook dan beschikbaar. Kijk vriendelijk de groep in en wacht of er mensen op je af komen. Soms willen mensen nog wat vragen of komen ze je even bedanken. Ga dus nog niet inpakken of opruimen voordat de laatste deelnemer vertrokken is. Ook hier is weer de parallel met een feestje. Je gaat niet opruimen terwijl de gasten nog afscheid nemen.
Wil je ook zo leren trainen?
Wil je ook leren hoe je zo traint dat je een fijne groep krijgt? Kijk dan eens naar de 2-daagse training Groepsprocessen voor trainers. Volg je liever een langere opleiding waarin je het trainersvak tot in de puntjes leert beheersen. Kijk dan eens naar onze train de trainer opleiding.