Zoals veel trainers kijk ik altijd bij collega’s of ze nog leuke werkvormen hebben die ik zelf kan gebruiken. Bij Marieke Bouwens van de Metrisgroep vond ik een geweldige manier om te starten. Lees maar.
‘Training raadsvoorstellen schrijven: ambtenaren leren heldere, bondige en overtuigende voorstellen schrijven. Tijdens de training legt de griffier van de gemeente uit wat de rollen zijn en welke informatie de raad wil aantreffen in een voorstel.
De deelnemers zijn ervaren of juist groen en komen van verschillende afdelingen. Ze roezemoezen gezellig en grapjes vliegen over en weer. Dan verwelkom ik iedereen en geef de griffier het woord.
Ze legt een stapel papier van zo’n twintig centimeter voor zich op de tafel. “Kijk”, zegt ze, “dit is de stapel die de raadsleden de afgelopen maand in hun mailbox kregen. Meestal avond- en weekendwerk, want in een gemeente van deze omvang doet een raadslid het werk vaak naast zijn eigen werk.” Het wordt stil.
Nu is het mijn beurt. Ik vraag de deelnemers om op de stoel van een raadslid te gaan zitten. “Er staat een belangrijk voorstel op de agenda. Maar je hebt het erg druk gehad. Alleen net voor de vergadering kun je nog gauw even het voorstel lezen. Je hebt één minuut.” Ik deel het voorstel uit. De tijd gaat in en de deelnemers beginnen te lezen. Daarna beantwoorden ze tien vragen over het voorstel. De ene helft heeft bijna alles goed beantwoord, de andere helft heeft weinig goed. Enkele deelnemers beginnen over concentratieproblemen.
“Dus je denkt dat het altijd aan de lezer ligt als hij iets niet begrijpt?” vraag ik. Dan vertel ik de truc. Niet iedereen kreeg hetzelfde voorstel. De ene helft kreeg de originele versie; de andere helft een herschreven versie. De inhoud was hetzelfde, maar de vorm anders.’
Waarom is dit zo’n leuke werkvorm?
Waardoor is dit nu zo’n leuke werkvorm? Dat komt allereerst doordat het perspectief omdraait: het lijkt of je als deelnemer getest wordt hoe goed je de boodschap begrijpt, maar het blijkt dat de schrijver getest wordt! Daardoor is de boodschap verrassend en meteen helder. En verder neemt de trainer de deelnemers meteen voor zich in met deze werkvorm, doordat ze zichtbaar moeite gedaan heeft om een aansprekende casus te bedenken.
Ook zo starten?
Wil je deze werkvorm toepassen in een eigen training? De ‘omdraaiing’ van het perspectief is de clou en die bereik je door de volgende stappen aan te houden.
1. Bedenk: wat is het thema van je trainingsonderdeel?
Voor de ambtenaren is dat: hoe schrijf ik een helder, bondig en overtuigend voorstel?
2. Neem een concrete situatie in gedachte waarmee de deelnemers worstelen in hun praktijk.
Je kiest een voorbeeld dat nu actueel is: een stuk over de sluiting van het zwembad omdat het te duur is voor de gemeente.
3. Bedenk nu één manier waarop de deelnemers de situatie goed aanpakken en één manier waarop ze er zeker niet uit komen.
Je schrijft twee versies van het stuk: een goede en een slechte. Of in dit geval: je pakt de originele slechte versie en schrijft er een goede versie bij.
4. Bedenk: wie is de ontvanger van het product of de aanpak? Wie is de klant, medewerker, patiënt, leerling of wat dan ook waarmee je deelnemers worstelen? De groep gaat bij de start van de werkvorm in die rol zitten.
De groep bestaat uit gemeenteambtenaren en schrijft notities voor de raadsleden. Je gaat de deelnemers dus in de rol van raadslid zetten om deze werkvorm te laten slagen.
5. Bedenk een manier waardoor het voor de groep niet duidelijk wordt dat er 2 versies van het product of de aanpak in omloop zijn.
Je maakt van beide notities 6 kopieën, maar ze hebben allemaal hetzelfde voorblad hebben. Je vraagt de deelnemers om een rustig plekje in de zaal te zoeken, zodat ze niet bij elkaar kunnen kijken en zien dat er verschillen zijn.
6. Ontwerp een manier waarop je het resultaat gaat testen.
Je bedenkt 10 vragen om te controleren of de ‘raadsleden’ de tekst begrepen hebben.
Uitvoeren
Bij de uitvoering van deze werkvorm is het belangrijk dat je de groep goed ‘inrolt’ en de clou niet te vroeg verklapt.
1. Zet de groep in de rol van klant, patiënt, lezer et cetera.
Je vraagt de deelnemers om op de stoel van een raadslid te gaan zitten. ‘Er staat een belangrijk voorstel op de agenda, maar je hebt het erg druk gehad. Alleen net voor de vergadering kun je het voorstel nog gauw even lezen. Je hebt één minuut om dat te doen.’
2. Laat de ene helft van de deelnemers de ene aanpak ervaren en de andere helft de andere. Zorg ervoor dat ze niet van elkaar doorhebben dat er verschillen zijn!
Je deelt het voorstel uit. De tijd gaat in en de deelnemers beginnen te lezen.
3. Laat het resultaat duidelijk worden: test het.
Daarna beantwoorden ze tien vragen over het voorstel. De ene helft heeft bijna alles goed beantwoord, de andere helft heeft weinig goed.
4. Laat de verbazing even lekker groeien.
Er ontstaat discussie in de groep, er worden door de goeie scoorders grappen gemaakt over de slechte resultaten van de andere helft van de groep. Enkele deelnemers beginnen over concentratieproblemen.
Als trainer houd je je neutraal, of leuker nog: gooi je wat olie op het vuur. ‘Nou zeg, je ziet wel wie er wel geschikt is als raadslid en wie niet hè?’ (met een knipoog natuurlijk).
5. Vertel daarna over de verschillen in aanpak.
En dan komt de aap uit de mouw. ‘Dus je denkt dat het altijd aan de lezer ligt als hij iets niet begrijpt?” Daarna vertel je de truc.
‘Niet iedereen kreeg hetzelfde voorstel. De ene helft kreeg het origineel, de andere helft een herschreven versie. De inhoud was hetzelfde, maar de vorm anders.’
Hierna heb je zeker de aandacht van de groep. De deelnemers zijn verbaasd, geschrokken en zien in hoe belangrijk het is om goede stukken te schrijven. Een geweldige glijbaan dus om deelnemers te verleiden tot leren!
Twee andere voorbeelden
Je kunt deze leuke werkvorm gebruiken voor allerlei soorten trainingen. Hieronder werk ik 2 voorbeelden uit.
Een radio-item aankondigen
- Doel van het onderdeel: de deelnemers gaan leren dat je een radio-item spannend moet aankondigen.
- Neem een concreet interview en maak 2 aankondigingen: een goede en een saaie.
- Laat de groep de aankondiging horen via een koptelefoontje.
- Vraag wie er gaat luisteren naar het item.
- Laat de verbazing in de groep even lekker rondzingen
- En laat vervolgens beide aankondigingen horen.
De helpdesk van een computerfirma
- Doel van het onderdeel: de deelnemers gaan leren hoe ze klanten telefonisch kunnen helpen bij computerproblemen.
- Maak twee instructies voor een taak die nieuw is voor de deelnemers, bijvoorbeeld een Chinese puzzel oplossen. De ene instructie is helder met korte zinnen, de andere wollig met omslachtige taal.
- Maak tweetallen die elkaar niet kunnen horen. Laat A de instructie voorlezen en B de acties doen.
- Vergelijk plenair wie de puzzel in elkaar heeft kunnen zetten.
- Laat de competitiegeest even lekker rondzingen (‘Groep 1 is véél slimmer, dat zie je zo!’)
- Laat de deelnemers daarna bij de buren kijken naar hun instructie.
Een tricky variant
Een tijdje geleden hoorde ik van een collega train-de trainer hoe ze haar deelnemers leert hoe belangrijk het is dat je deelnemers als trainer warm en uitnodigend benadert. Bij de start begroet ze de groep op twee manieren: de ene helft ontvangt ze heel aardig, de andere heel koel. Als de deelnemers zitten, vraagt ze hun met elkaar te bespreken wat ze vinden van de trainer. Dit blijkt uiteraard te verschillen: de trainer behandelde de ene helft van de groep immers anders dan de andere.
Inhoudelijk kan dit kwartje nog zo goed vallen, het is wel een risico om zo te starten. Want het is maar de vraag of je later in de training weer een goed contact krijgt met de helft van de groep die je koel behandeld hebt. Ook al weten ze met hun verstand dat je een zinvol spelletje speelde bij de start, met hun buik kunnen ze je blijven wantrouwen. Daarom vind ik deze start uitdagend en ook tricky.
Leren hoe je leuke werkvormen ontwerpt?
Kom dan naar de training Didactische werkvormen ontwerpen of lees het boek Trainingen ontwerpen.
Ha Karin,
Wat een goed idee. Ik zie wel mogelijkheden om een dergelijke introductie te gebruiken voor media-trainingen met wetenschappers.
Het lijkt me overigens dat deze opening vooral goed werkt bij deelnemers die hun twijfels hebben bij het nut van je inleven in een doelgroep. Zou het zelfs ook averechts kunnen werken wanneer de deelnemers zelf al heel gemotiveerd zijn?
Mooi voorbeeld van omdraaiing.
Dit werkt altijd motiverend (Jeanine) omdat je met deze vorm een ‘nieuw spoor’ open zet in de hersenen = mensen schieten uit de gebruikelijke groef/ een patroon.
Alle deelnemers, gemotiveerd of niet, worden verrast.
En verrassing leidt weer tot creatiever denken, meer energie, motivatie etcetera.
Dat is zeker een leuke werkvorm! Zo’n inzichtgevende ervaring heb ik eens ingezet aan het begin van een sollicitatietraining voor ex-verslaafden. Ik had een brochure van een nep loopbaanadviseur uitgedeeld. Twee varianten. Beide dezelfde inhoud, maar de vormgeving en spelling was verschillend. Conclusie van de deelnemers: de helft wilde wel eens met deze adviseur praten, en de andere helft niet. Toen kwam de aap uit de mouw: de spelling en vormgeving waren het enige verschil. Blijkbaar hebben spelfouten meteen invloed op jouw vertrouwen in de kwaliteit van de adviseur. Het was een bijzonder krachtige leerervaring voor deze mensen die spelling en vormgeving van een sollicitatiebrief eigenlijk maar van onderschikt belang vonden.
Ik vind het leuk dat jij bij deze werkvorm niet alleen de werkvorm noemt, maar er ook de essentie uit filtert. Er worden m.i. onder trainers veel te veel werkvormen gekopieerd, terwijl de essentie van de werkvorm soms gemist wordt. Het gevolg is dan dat trainers leuke werkvormen inzetten, die net het doel missen. Omdat jij de essentie abstraheert, help je andere trainers om niet deze werkvorm na te apen, maar zelf aan te passen aan hun eigen trainingsdoel.
Wat leuk om jullie reacties te lezen. Wat een geweldige start Arie!
Wat de vraag van Jeanine betreft: goed om je te realiseren dat je ook kan de-motiveren met deze werkvorm. Ik denk dat het erg afhangt van de manier van begeleiden wat dit doet voor de motivatie van je deelnemers. Het werkt averechts als je je gelijk wilt halen als trainer en een ondertoon hebt van ‘dit doen jullie allemaal FOUT! Hahaha! Ik laat jullie er lekker in lopen!’ Maar als je het wat lakonieker begeleidt en in de nabespreking mensen de teksten laat vergelijken om ervan te leren, is het ook voor al-gemotiveerde deelnemers interessant en leerzaam. De test is alleen het startpunt, daarna komt de analyse en het leren.
En inderdaad Ink, het gaat om de verrassing. Beetje provocatieve werkvorm eigenlijk :-). Je kunt bij de testuitslag lekker geintjes maken over de domme helft van de groep :-).
Bij een bijeenkomst die ik voor collega’s van een andere afdeling organiseerde o.a. over privacy en het ( zonder toestemming) vastleggen van allerlei gegevens over gedrag van kinderen, ben ik de bijeenkomst begonnen met te zeggen: ik heb even in jullie dossiers bij personeelszaken gekeken, zodat ik jullie beter leerde kennen en de training dus beter aan jullie kon aanpassen. Daarna liet ik een stilte vallen en zag dat er van alles gebeurde in de hoofden van de deelnemers! De gezichten spraken boekdelen: mag jij dat? kan dat? hoe zit dat? We zaten direct midden in het onderwerp!
Wat een geweldige werkvorm! Ik ga er over nadenken hoe ik deze werkvorm kan gebruiken in mijn eigen trainingen!
Overigens realiseer ik me dat ik al een keer een omdraaiing heb gebruikt! Ik trainde toen financiële mensen (accountants enzo) in heldere communicatie. Mijn man had van zijn werk een stroomschema van een energiefabriek meegenomen en mij een bijbehorende tekst gedicteerd met onbegrijpelijke woorden. Ik ben de training begonnen met het uitdelen van het stroomschema en het voorlezen van de tekst. Vervolgens vroeg ik de groep waar de oplossing van ‘het probleem’ in ‘het proces’ zat. Het bleef stil. Heeeeel stil. Er werd wel wat gegrijnsd. Vervolgens deed ik de nogal gewaagde uitspraak: ‘Dit is wat jullie klanten denken nadat jullie de jaarrekening met ze besproken hebben’.
Ha Femke,
Ook een leuke start! beetje gewaagd inderdaad. Maar met een grijns op je gezicht en veel professionele liefde zal hij heel effectief zijn!
Handig om de expertise van je man zo te gebruiken :-).
Onderstaande werkvorm heb ik nog niet toegepast, en bedacht ik n.a.v. bovenstaande reacties. Half mei wil ik deze gebruiken als start van een training in het veranderen van overtuigingen:
De deelnemers reeds kennende, weet ik dat veel van hen worstelen met hun ‘perfectionisme’ en dat dit hun efficiency in de weg staat. Tegelijkertijd zijn zij er van overtuigd dat ze nu eenmaal ‘zo’ zijn en dat zij daar niet(s) (veel) aan kunnen veranderen. ‘Zo ben ik nu eenmaal’ of ‘dat is de aard van het beestje’ hoorde ik al verschillende keren langskomen.
De start van de training wil ik beginnen met een stelling op een flap. Te weten:
“Eens een dief, altijd een dief”. Ik geloof dat deze stelling oproept tot nuance over ‘de dief’. In bewoordingen als ‘iemand kan een keer een fout begaan’, of ‘je moet iemand een nieuwe kans gunnen’, etcetera. Met andere woorden, ik HOOP (en daar vertrouw ik op) dat er twee kanten belicht gaan worden over ‘de dief’. Als na een tijdje de groep deze stelling heeft bediscussiëerd, wil ik de term ‘dief’ doorstrepen en vervangen door het woord ‘perfectionist’. Om vervolgens de reacties van de deelnemers te observeren en te zien/horen of zij over hun eigen perfectionist (en mogelijk andere innerlijke personages) ook genuanceerder kunnen denken. Waardoor de deur om de eigen persoonlijkheid te onderzoeken en te ontwikkelen geopend wordt.
Ik heb nu al zin om er mee aan de slag te gaan!
Beste Aty,
wat leuk dat je je hebt laten inspireren door deze werkvorm.
Wat je met jouw start doet is dat mensen met elkaar in discussie gaan en je laat ze de vergelijking leggen met hoe ze over een dief denken en over hun perfectionisme. Dat lijkt me zinnig. Vaak komen mensen alleen al door met elkaar in gesprek te gaan op andere gedachtes.
De kracht van de werkvorm hierboven is dat je mensen laat ervaren wat het verschil is. Die ervaring zit nog niet in je werkvorm; het zou leuk zijn om daar ook iets in te bedenken.
Dan is allereerst de vraag wie de ontvanger is van het perfectionisme. In het echt is dat misschien een klant.
Als ik even brainstorm: je zou een spelvorm ervan kunnen maken, door er een klant van een high tea party van te kunnen maken. In twee groepen moeten mensen een menu voor ene high tea bedenken. Een deel van de groep krijgt een lading kookboeken en de opdracht dat het voor prinses Maxima is – een ander deel van de groep me krijgt alleen pen en papier (en evt een Allerhande ;-)) en moet een high tea voor de buurvrouw maken die met een gebroken been zit. Ze krijgen allebei tien minuten om te plannen en zetten hun menu en boodschappenlijst op een flap.
Daarna zou je iedereen in de rol van klant kunnen zetten en de menu’s kunnen laten beoordelen: hoe geslaagd zien ze eruit?
Ik denk dat eruit komt dat de helft van de groep nog niet klaar is en de andere helft een prima menu heeft. Daarna kun je de verschillende opdrachten onthullen en kijken wat de link is met hun echte praktijk.
Dit is even snel gebrainstormd. Ik ben benieuwd wat jij ervan denkt en ook of anderen nog verbetertips hebben!
Hoi Karin,
Allereerst hartelijk dank voor je uitgebreide antwoord. Wat leuk dat je zo meedenkt. Dat levert inspiratie op. En een paar vragen… 😉
In jouw werkvorm worden de deelnemers in hun klantrol gezet en beoordelen zij de verschillende menu’s. Daaruit zal wrsch. blijken dat het menu voor Maxima nog niet klaar is en die voor de buurvrouw wel. Tot zover is het me duidelijk. Alleen wat er daarna als ‘ontdekking’/leerpunt bij de deelnemers ontstaat zie ik niet helemaal. Zal dat zoiets zijn als ‘het perfecte (wat de groep voor Maxima voor ogen had), kan uiteindelijk tot iets on-afs leiden’ en ‘als je de lat wat lager legt (zoals de groep voor de buurvrouw deed) is het resultaat ook prima’?
Zou je daar nog een korte toelichting op willen geven? Fijne dag!
Ha Aty,
ja, dat denk ik inderdaad: de conclusie moet worden ‘als je perfectie wil, krijg je uiteindelijk minder resultaat’. En de reflectievraag is dan: wie legt in het echte leven de lat zo hoog? Wie is de Maxima in jouw leven? Waarschijnlijk leggen ze dan de link naar hun eigen stemmetje in hun hoofd, de perfectionist.
Hoi Karin,
ik deed iets soortgelijks met huiskamermedewerkers in de zorg. Zij gaan vaak van hun eigen voorkeuren uit (“Ik houd van koffie met slagroom”) en projecteren dat op hun client en vinden dat uitgaan van hun eigen voorkeuren dan klantgericht werken is. Ik liet de hele groep vaak aangeven hoe zij het liefst hun verjaardag vieren. Daar komt dan een heel palet aan ideeën uit. Soms ontstaat zelfs bijna discussie over hoe leuk hun eigen manier is. Maar ze ‘zien’ ook direct dat de enige manier is om te weten wat de ander nou echt wil/fijn vindt, je dat moet vragen. Erg leuk om te doen!
Ook een leuke eye opener om mee te starten! Mooi om daarna de link te kunnen leggen met hun dagelijkse praktijk.
Wat een leuke openingen voor trainingen! ik ben zelf nog hard op zoek naar een passende opening voor een ”presentatietraining” voor onderwijspersoneel (niet alleen docenten, maar ook ondersteunende/staf medewerkers. Het is mijn eerste training die ik ga geven, dus heb nog niet veel bagage in mijn ”rugzak”. Iemand ideetjes?
Beste Lianne,
ik denk graag mee! Kun je vertellen wat je ze precies wilt leren en waar ze de fout mee ingaan in hun dagelijkse praktijk? Als ik dat weet, hoop ik dat ik een idee voor een werkvorm krijg :-).