Uitleggen met impact

Het is tien jaar geleden dat Gerda me de theorie van het slechtnieuwsgesprek uitlegde. Ze startte door de emotie te tekenen van de ontvanger van het slechte nieuws: die wordt bozer of verdrietiger naarmate het slechte nieuws dieper doordringt.

Vervolgens tekende ze een rode lijn in het plaatje en schreef erbij: ‘over de rooie’. Als de ontvanger met zijn emotie over die lijn heengaat, heeft redelijk praten geen zin meer. Daarom moet je als brenger van slecht nieuws respecteren dat iemand boos of teleurgesteld is en stimuleren dat hij onder de lijn komt. Als je gaat argumenteren, wordt iemand die ‘over de rooie’ is alleen maar bozer!

Dit snapte ik! Sterker nog, ik kon moeiteloos voorbeelden bedenken waarin ik zelf over de rooie was geweest en niet open gestaan had voor andermans mening. En toen ik dit snapte, was ik benieuwd naar het vervolg. Ik wist wat níet werkte, maar hoe moest ik wèl omgaan met mensen die over de rooie zijn? Gerda zette het antwoord weer op flap. Ze tekende de opbouw van een slechtnieuwsgesprek: eerst de klap uitdelen, dan de reactie opvangen, tot slot het probleem oplossen.

Uitleg = waarom + hoe
In dit voorbeeld zie je hoe een goede uitleg van een theorie werkt: het verhaal vertelt als het ware zichzelf. Het geheim is dat je een helder ‘waarom’ en een helder ‘hoe’ vertelt. Dankzij het ‘waarom’ snappen deelnemers waardoor dingen gaan zoals ze gaan en dankzij het ‘hoe’ snappen ze wat ze daaraan kunnen doen. Dit ‘waarom’ en ‘hoe’ kun je toepassen op vrijwel elke inhoud. Voor elke situatie is wel een reden of wetmatigheid te vinden die verklaart waarom de dingen lopen zoals ze lopen en die je kunt vangen in een model. Vanuit dat model kun je vervolgens concrete adviezen bedenken hoe om te gaan met die situatie. Zulke adviezen vormen je checklist; het model is je achterliggende theorie.

Beide zijn nodig
Als je een theorie uitlegt, zijn het ‘waarom’ en het ‘hoe’ allebei nodig. Ga je te snel naar het ‘hoe’, dan vinden deelnemers je uitleg vaak te dun. De checklist lijkt dan een arbitrair lijstje met tips die je bedacht hebt op een achternamiddag. Doordat je geen verklaring of overkoepelend model geeft, lijken je aanwijzingen ‘kunstjes’.

De tegenpool is dat je alleen het model geeft en geen concrete checklist. Je uitleg is lang en theoretisch en de meer praktisch ingestelde mensen gaan schuifelen op hun stoel. Je ziet hen denken: ‘Dit klinkt allemaal wel mooi, maar hoe werkt het nu precies?’ In zo’n geval zullen de deelnemers de theorie niet of nauwelijks toepassen in de oefeningen die volgen. Zelf zul je moeite hebben om oefeningen scherp na te bespreken. Zonder checklist kun je moeilijk beoordelen wanneer deelnemers het precies ‘goed’ doen.

Ontwerp dus altijd twee flappen: eentje met het ‘waarom’ (je theorie) en eentje met het ‘hoe’ (de checklist). Probeer je uitleg zo helder en aantrekkelijk mogelijk te maken door tekeningetjes en kleuren te gebruiken en door de flap stap voor stap op te bouwen.

Nog vier stappen
Als je het ‘waarom’ en ‘hoe’ helder hebt, maak je de uitleg nog indringer met de volgende vier stappen.
1. Vertel je missie. Een verhaal raakt anderen als je er zelf door geraakt bent. Vertel daarom wat maakt dat jij dit verhaal echt moét vertellen.
2. Bedenk smakelijke voorbeelden. Theorie komt binnen als mensen de voorbeelden voor zich zien. Je kunt putten uit eigen ervaringen, het werk van de deelnemers of uit tv- programma’s.
3. Bedenk denkvragen. Deelnemers pikken veel meer op als ze actief nadenken. Bouw daarom denkvragen in. En dan geen flauwe ‘wat denk je zelf-vragen’, maar uitdagende vragen die de groep graag beantwoordt.
4. Breng structuur aan. Als je deze ingrediënten hebt, bedenk je een opbouw. Start je met het ‘waarom’ of met het ‘hoe’ of misschien met een voorbeeld? Zet je het model meteen op flap of bouw je het stap voor stap op? Als je van te voren nadenkt over de structuur is je verhaal straks gemakkelijker te volgen.

Tweede editie Trainingen ontwerpen
Meer lezen over uitleggen met impact? Dat kan in de tweede editie van Trainingen Ontwerpen. Met 21 heldere checklisten en een poster met 30 werkvormen is die nog praktischer en vollediger dan de eerste editie. Hier kun je een hoofdstuk inzien.

Leren trainen in de flow?
Als je het vak goed beheerst, kun je trainen in de flow! Wat een mooie paradox: juist als je het leren kunt sturen, lijkt het vanzelf te gaan. Wil je ook zo leren trainen? In de vakopleiding train de trainer die start in november (Den Bosch) is nog plaats. Ook in het voorjaar starten weer twee groepen: in februari (Driebergen) en april (Maarssen).

Vul je rugzak
Als trainer is het handig om een aantal communicatiemodellen in je rugzak te hebben. Om te snappen hoe de modellen werken, om te weten wanneer deelnemers die nodig hebben en om oefeningen te kunnen maken en begeleiden. In onze vul-je-rugzak-serie krijg je die bagage. Je krijgt in één dag de essenties van een communicatiemodel onder de knie en leert ermee werken. Je krijgt bovendien materiaal mee naar huis om te gebruiken bij je eigen trainingen. Dit voorjaar staan er twee trainingen op het programma.
2 februari 2012: de roos van Leary. Een eendaagse cursus waarin je leert trainen met een bekend communicatiemodel, de Roos van Leary.
5 maart 2012: onderhandelen. Leer in één dag om deelnemers te trainen in het Harvard model van onderhandelen.

Blij met weerstand
Je geeft een training en vertelt je verhaal. Dan komt de eerste deelnemer: ‘ja, maar zo werkt het niet bij ons !’ Of je  krijgt tegenwerpingen van de hele groep: ‘daar kunnen wij niks aan doen. Laat het management maar op training gaan!’ Kortom: je boodschap landt niet, omdat de groep weerstand heeft tegen de inhoud van je training. Wil je leren hoe je deelemers toch soepel meekrijgt? Kom dan op 31 oktober 2011 naar de eendaagse training Blij met weerstand.

Creatieve werkvormen?
Op 30 augustus blogde Karin dat ze niet houdt van de zoektocht naar creatieve werkvormen. Haar verhaal heeft veel reacties opgeroepen, variërend van grote instemming tot ‘gaan we terug naar de jaren 80?! Lees hier de blog, reacties en wat Karin weer terugzegt.